Инструкция по охране труда при работе с документами, архивными материалами и папками

Настоящая Инструкция по охране труда (ИОТ) при работе с документами, архивными материалами и папками устанавливает обязательные требования безопасности для архивариусов, делопроизводителей, секретарей и иных работников, выполняющих данные виды работ. Документ разработан на основе правил охраны труда с учетом специфики деятельности и утвержден работодателем для защиты жизни и здоровья персонала. Соблюдение его положений является обязательным.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА

1.1. Настоящая инструкция по охране труда при работе с документами, архивными материалами и папками устанавливает обязательные для исполнения требования, направленные на обеспечение безопасности работников, предупреждение травматизма, сохранение здоровья и создание безопасных условий труда. Работа с архивными и документальными материалами требует строгого соблюдения организационных, санитарных и эргономических норм, поскольку длительное пребывание в статичном положении, контакт с пылью и старыми материалами, а также физические нагрузки при перемещении папок создают определённые риски для здоровья. Инструкция определяет порядок действий, обязательные меры профилактики и требования к организации рабочего процесса.

1.2. Основной целью инструкции является обеспечение безопасного выполнения работ, связанных с обработкой, хранением, систематизацией и перемещением архивных документов и папок. Документ служит руководством для предотвращения несчастных случаев, профессиональных заболеваний, перегрузок опорно-двигательного аппарата и глаз, а также для соблюдения санитарно-гигиенических норм. Инструкция способствует повышению культуры безопасности и ответственности персонала, формируя устойчивые навыки безопасного поведения на рабочем месте.

1.3. Каждый работник, занятый обработкой и хранением документов и архивных материалов, обязан строго соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации, включая требования дисциплины, режим труда, выполнения поручений руководства и соблюдения установленных норм поведения. Несоблюдение указанных требований может повлечь дисциплинарную ответственность, а также создать угрозу собственной безопасности и безопасности коллег.

1.4. Работники, выполняющие операции с документами и архивными материалами, обязаны соблюдать установленный режим рабочего времени и времени отдыха в соответствии с действующим законодательством и локальными нормативными актами. Продолжительность рабочего дня, перерывы для отдыха и питания, условия работы в выходные и праздничные дни, а также порядок предоставления отпусков определяются внутренним трудовым распорядком. Нарушение режима труда может привести к переутомлению, снижению внимания и повышению риска травм.

1.5. Работник, допущенный к работам с документами, архивными материалами и папками, обязан пройти вводный инструктаж по охране труда, первичный инструктаж на рабочем месте, а также периодические повторные инструктажи не реже одного раза в шесть месяцев. При изменении условий труда, внедрении новой техники или технологии выполняется внеплановый инструктаж, а при разовых задачах — целевой. Все инструктажи фиксируются в установленном порядке в журнале учёта.

1.6. Работники, работающие с архивными материалами, обязаны пройти инструктаж по пожарной безопасности. Вводный инструктаж проводится при приёме на работу, первичный — непосредственно на рабочем месте, а повторный — не реже одного раза в полгода. При изменении условий хранения документов или установке нового оборудования проводится внеплановый инструктаж. Каждый сотрудник должен знать порядок действий при пожаре и уметь пользоваться первичными средствами пожаротушения.

1.7. Работники, осуществляющие деятельность, связанную с хранением и обработкой документов, проходят обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры в соответствии с установленными требованиями. Медосмотры проводятся для выявления противопоказаний к работе в условиях повышенной запылённости, воздействия плесени и возможных аллергенов, а также для контроля состояния зрения и опорно-двигательного аппарата. При ухудшении самочувствия работник обязан сообщить руководителю.

1.8. При выполнении работ, связанных с использованием оргтехники и оборудования для архивирования, каждый работник обязан соблюдать правила электробезопасности. Не допускается использование неисправных удлинителей, розеток, электроприборов и проводов с нарушенной изоляцией. Включение и выключение устройств осуществляется только штатными способами. При обнаружении запаха гари или искрения оборудование следует немедленно обесточить и сообщить руководителю.

1.9. Работнику категорически запрещается находиться на рабочем месте в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения. Нахождение в таком состоянии нарушает координацию, снижает внимание и представляет угрозу как для самого работника, так и для окружающих. При выявлении признаков опьянения работник подлежит немедленному отстранению от работы и направлению на медицинское освидетельствование в установленном порядке.

1.10. При работе с документами и архивными материалами на работников могут воздействовать такие вредные и опасные производственные факторы, как повышенная запылённость воздуха, контакт с плесенью и микроорганизмами, физическая нагрузка при переноске папок, напряжение зрения и утомление. Работодатель обязан учитывать профессиональные риски, выявленные при проведении специальной оценки условий труда, и принимать меры для их минимизации путём улучшения условий микроклимата, освещения и организации рационального рабочего места.

1.11. В случае необходимости, в зависимости от условий труда, работник обеспечивается средствами индивидуальной защиты, включая средства для защиты органов дыхания, рук и глаз, а также смывающими средствами. Обеспечение СИЗ осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством. Использование СИЗ является обязательным при выполнении работ в архивах с высокой запылённостью, при разборе старых или загрязнённых документов.

1.12. Работник обязан немедленно уведомить непосредственного руководителя обо всех случаях травмирования, возникновении неисправностей оборудования, мебели, стеллажей или средств хранения документов. Сообщение подаётся устно или письменно с фиксацией обстоятельств инцидента. Работник не должен самостоятельно устранять неисправности, если это требует специальных знаний или допуска.

1.13. Работник обязан соблюдать правила личной гигиены при работе с документами и архивными материалами. Перед началом работы и после её окончания необходимо мыть руки, при необходимости использовать антисептики, избегать касания лица загрязнёнными руками, использовать индивидуальные средства гигиены, при работе с пыльными материалами применять перчатки или маску. Несоблюдение данных требований повышает риск развития аллергических и инфекционных заболеваний.

1.14. Особые требования охраны труда предъявляются при работе с архивными материалами, содержащими плесень, грибковые образования или следы биологических загрязнений. В таких случаях требуется использование средств индивидуальной защиты и проведение работ в специально оборудованных помещениях с вентиляцией и контролем микроклимата. Работодатель обязан обеспечить соответствующие условия.

1.15. В случае возникновения угрозы здоровью или ухудшения самочувствия работник обязан сообщить руководителю и при необходимости обратиться в медицинский пункт организации или вызвать скорую помощь. В экстренных случаях работник должен знать порядок взаимодействия с медицинскими учреждениями и службами спасения, включая правила вызова скорой помощи и оказания первой помощи до её прибытия.

1.16. Работникам рекомендуется строго соблюдать санитарные нормы, установленные в связи с актуальными эпидемиологическими требованиями. При работе с архивными материалами и документами необходимо регулярно проводить дезинфекцию поверхностей, использовать средства защиты органов дыхания и избегать совместного пользования общими предметами без предварительной обработки.

1.17. Работники и руководство организации должны постоянно поддерживать высокий уровень безопасности труда, внедрять современные методы контроля за состоянием здоровья персонала и исправностью оборудования, обеспечивать проведение профилактических мероприятий, направленных на улучшение условий труда и минимизацию профессиональных рисков.

2. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ

2.1. Перед началом выполнения работ с документами, архивными материалами и папками работник обязан подготовить рабочее место таким образом, чтобы обеспечить достаточное пространство для манипуляций без риска падения предметов или перегрузки стеллажей. Рабочая поверхность должна быть очищена от посторонних предметов, папки и документы должны быть размещены на устойчивых поверхностях, а маршруты перемещения к местам хранения — свободны от препятствий, чтобы исключить риск падения или столкновения.

2.2. Если работа предполагает использование исходных материалов, таких как бумажные документы, архивные описи, картотеки или транспортировочные ведомости, работник обязан проверить их наличие, комплектность и соответствие заданию, чтобы исключить необходимость дополнительного поиска в процессе работы. Предварительная подготовка документов снижает вероятность беспорядка, нарушения порядка хранения и повторного обращения к архивным шкафам без необходимости.

2.3. Перед началом работы работник обязан осмотреть предусмотренные для его деятельности средства индивидуальной защиты, включая перчатки, маски или другие средства, если их применение обусловлено условиями хранения архивных материалов. Работник должен убедиться в пригодности СИЗ к эксплуатации, отсутствии повреждений, загрязнений или признаков износа. При отсутствии или непригодности средств защиты к использованию работа должна быть отложена до замены или получения исправных СИЗ.

2.4. Перед началом работы работник обязан проверить исправность оборудования и приспособлений, используемых при обращении с документами, включая стеллажные системы, архивные шкафы, лестницы-стремянки, тележки для перевозки папок, освещение и вентиляцию рабочего помещения. При выявлении нестабильности полок, нарушений целостности конструкции или неисправности подсветки работа с использованием данного оборудования запрещается до устранения нарушений.

2.5. Работник обязан убедиться в соблюдении санитарно-гигиенических условий на рабочем месте. Перед началом работы должны быть удалены пыль, бумажные отходы, следы плесени и загрязнений, способных представлять опасность для дыхательных путей или кожи. Помещение должно быть проветрено, а влажность воздуха находиться в допустимых пределах для предотвращения плесневого роста и обеспечения нормального состояния документов и здоровья работников.

2.6. В случае если обращение с архивными материалами предусматривает контакт с биологически или химически опасными следами (например, плесенью, остатками чернил, реагентов или клеевых составов старого образца), работник обязан организовать выполнение работ таким образом, чтобы исключить прямой контакт с кожей и слизистыми, обеспечить наличие локальных средств защиты и исключить распространение опасных загрязнений вне зоны хранения.

2.7. Перед началом работы работник обязан провести оценку потенциальных рисков, связанных с расположением архивного имущества, состоянием несущих элементов, высокой плотностью хранения, возможностью опрокидывания папок, падения коробок или соскальзывания тяжёлых предметов при извлечении с верхних полок. При выявлении угрозы должен быть незамедлительно уведомлён руководитель для принятия мер.

2.8. Если выполнение работ осуществляется с использованием оборудования, относящегося к категории повышенной опасности (например, архивных подъёмников, автоматизированных стеллажей или механизированных архивных систем), работник обязан убедиться в их исправности, наличии блокировочных систем и отсутствии признаков неисправности. Начинать работу без подтверждения технической исправности запрещено.

2.9. Работник обязан убедиться в исправности и доступности средств аварийной сигнализации, систем пожарной безопасности, аварийного освещения и блокировок помещений архива, поскольку работа с бумажными носителями связана с повышенной пожароопасностью. При выявлении неисправности систем сигнализации выполнение работ запрещается до устранения нарушений.

2.10. Перед началом работы работник обязан убедиться в наличии и готовности средств первой помощи в зоне доступности, а также понимать порядок их применения при возникновении травм, связанных с порезами бумаги, падениями, поражением плесенью или аллергенами. Отсутствие аптечки первой помощи на рабочем месте является основанием для запрета начала работ до её размещения.

3. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ

3.1. Во время выполнения работ с документами, архивными материалами и папками работник обязан использовать безопасные приёмы обращения с бумагой, коробами и папками, избегать резких и рывковых движений, не допускать подъёма тяжёлых стопок одной рукой, а также перемещать документы таким образом, чтобы исключить риск падения, надрыва, защемления пальцев или травмирования от острых кромок бумаги или металлических элементов скоросшивателей.

3.2. Работник обязан безопасно обращаться с исходными материалами, не допуская их рассыпания, падения или нарушения порядка хранения. При необходимости извлечения документа из плотного ряда не допускается тянуть его усилием, создавая риск выпадения соседних папок; необходимо использовать разделители или временно освобождать пространство для безопасного доступа к нужному материалу.

3.3. В процессе работы работник обязан поддерживать рабочее место в состоянии, исключающем беспорядочное размещение документов, скопление пыли и мусора, а также наличие на полу посторонних предметов, способных вызвать спотыкание или скольжение. Упорядоченность рабочего пространства является обязательным элементом профилактики травм и нарушений санитарных норм.

3.4. Работник обязан предпринимать действия, направленные на предотвращение аварийных ситуаций, своевременно реагируя на дребезг, расшатывание стеллажей, наклон коробок, осыпание папок, появление влажных пятен или признаков плесени. При выявлении подобных факторов работник обязан прекратить работу с данным участком и уведомить руководство для принятия корректирующих мер.

3.5. При выполнении работ, требующих применения средств индивидуальной защиты, работник обязан использовать их в полном объёме, не снимая до окончания операций, если в среде присутствует пыль, следы загрязнений или риск контакта с аллергенами. Несоблюдение требований по использованию СИЗ повышает вероятность аллергических реакций, кожных воспалений и заболеваний дыхательных путей.

3.6. Работник обязан выполнять взаимодействие с коллегами таким образом, чтобы исключить одновременное извлечение материалов с одной полки, передавать папки из рук в руки без резких движений, координировать последовательность действий и избегать перекрытия проходов. Согласованное выполнение операций предотвращает столкновения и ограничивает риски падения.

3.7. Работник обязан контролировать соблюдение норм охраны труда и санитарно-гигиенических требований, включая регулярное проветривание помещений, удаление бумажной пыли, своевременную уборку отходов и поддержание оптимальной температуры и влажности. Несоблюдение данных требований приводит к накоплению вредных факторов и ухудшению условий труда.

3.8. В процессе работы работник обязан регулярно осматривать оборудование и приспособления, используемые для доступа к документам, контролировать устойчивость лестниц, исправность тележек, надёжность фиксации полок и соединений, а также исключать использование неисправных приспособлений. При обнаружении дефектов работа должна быть остановлена до устранения неисправности.

3.9. В случае работы с архивными материалами, имеющими признаки порчи, биологических загрязнений или химического воздействия, работник обязан соблюдать дополнительные меры предосторожности, исключать грубые манипуляции, разрывы и встряхивание документов, чтобы не допустить распространения загрязнений в помещение и воздействия на дыхательные пути или кожу.

3.10. Работник обязан принимать меры по защите организма от неблагоприятных факторов, периодически выполнять перерывы для профилактики утомления зрения, напряжения шейно-воротниковой зоны и кистей рук, а также менять рабочие позы для предотвращения застойных нагрузок. Такой режим способствует снижению риска развития профессиональных заболеваний.

3.11. При выполнении работ в условиях пониженной или повышенной температуры, недостаточной вентиляции, повышенной влажности или запыленности работник обязан ограничивать время пребывания в неблагоприятной среде и сообщать руководству о необходимости принятия мер по восстановлению безопасных условий труда. Продолжение работы при таких условиях недопустимо.

3.12. В процессе взаимодействия с подрядными организациями или техническим персоналом работник обязан соблюдать правила охраны труда, не вмешиваться в параллельно выполняемые работы, не перекрывать зоны прохода, не смещать оборудование без разрешения, предотвращая тем самым перекрёстные риски и конфликтные ситуации.

3.13. Работник обязан документировать либо оперативно сообщать руководителю обо всех выявленных нарушениях, инцидентах, падениях коробок, повреждениях материалов, признаках биологических загрязнений или случаях ухудшения самочувствия, чтобы исключить повторение таких ситуаций. Своевременное сообщение является элементом системы предупреждения аварий.

3.14. Работник обязан учитывать работу внедрённых средств контроля, таких как системы микроклимата, сигнализация, автоматизированные системы учёта и контроля доступа, реагируя на сигналы и уведомления в соответствии с установленным порядком. Игнорирование сигналов безопасности приравнивается к грубому нарушению требований охраны труда.

4. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ

4.1. При работе с документами, архивными материалами и папками возможны аварийные ситуации, связанные с падением стеллажей, обрушением коробов, возгоранием бумажных архивов, внезапным задымлением, поражением работника плесневыми аллергенами, резким ухудшением самочувствия, поражением электрическим током при использовании оргтехники, а также возникновением ситуаций, требующих немедленного прекращения работ. Причинами могут являться перегрузка полок, нарушение устойчивости конструкций, некорректное использование оборудования и нарушение санитарных норм.

4.2. При возникновении ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, работник обязан незамедлительно прекратить выполнение работ, обеспечить личную безопасность, предупредить коллег об опасности и сообщить руководителю работ или ответственному лицу о происшествии. Извещение должно быть произведено немедленно, независимо от масштабов события, с указанием характера угрозы и места её возникновения.

4.3. При возникновении аварийной ситуации работник обязан действовать в соответствии с установленным порядком: покинуть опасную зону, исключить нахождение под возможными падающими объектами, не предпринимать попыток самостоятельного устранения последствий, если это сопряжено с риском, а также выполнить действия по предотвращению распространения угрозы, не подвергая себя дополнительной опасности.

4.4. При наличии пострадавшего вследствие аварийной ситуации работник обязан оказать ему первую помощь в пределах имеющихся знаний и навыков, не нанося дополнительных повреждений, и незамедлительно вызвать медицинскую помощь. Недопустимо оставлять пострадавшего без контроля до прибытия медицинских работников либо ответственных лиц.

4.5. В случае травмирования, отравления пылью, плесневыми или химическими загрязнителями, поражения электрическим током или иных повреждений здоровья работник обязан применить меры первой помощи с учётом характера повреждений, обеспечить покой пострадавшему и исключить повторное воздействие опасного фактора. Порядок помощи определяется состоянием пострадавшего и условиями инцидента.

4.6. При возникновении угрозы жизни и здоровью работников, включая пожар, обрушение конструкций или резкое задымление, работник обязан организованно покинуть помещение по путям эвакуации, не создавая давки и не блокируя проходы. Запрещается возвращаться за личными предметами и документами до получения разрешения компетентных лиц.

4.7. В аварийных ситуациях работник обязан обеспечить взаимодействие с экстренными службами — пожарными, медицинскими, спасательными подразделениями — предоставляя им достоверную информацию о характере происшествия, количестве людей в зоне опасности и особенностях помещения. Вмешательство в действия специалистов без их указания запрещено.

4.8. При возникновении аварии, сопровождаемой распространением пыли, плесени или поражением электрическим током, работник обязан использовать доступные средства индивидуальной защиты и при необходимости специализированное оборудование, если это не создает дополнительной угрозы. Применение средств защиты допускается только в пределах компетенции работника.

4.9. Работник обязан обеспечивать взаимодействие с органами и службами, ответственными за устранение последствий аварийной ситуации, следуя установленному алгоритму, не предпринимать самовольных попыток вмешательства в ликвидацию, если отсутствуют специальные полномочия и подготовка. Координация действий должна осуществляться через руководителя или ответственного за аварийную реакцию.

4.10. В случае аварийной ситуации работник обязан принять меры к предотвращению дальнейшего развития происшествия, если такие действия не угрожают его жизни и здоровью. Это может включать ограничение доступа в опасную зону, предотвращение распространения огня или пыли, отключение оборудования штатными средствами, подачу сигналов оповещения.

4.11. В условиях пожара, утечки химически активных веществ, задымления или воздействия биологических рисков работник обязан соблюдать строгие предписания по действиям в чрезвычайной ситуации, используя средства оповещения, выполняя приказ руководителя по эвакуации и предотвращая несанкционированные попытки тушения огня или задержки людей в зоне опасности.

4.12. При срабатывании систем автоматического оповещения, пожарной сигнализации или систем эвакуации работник обязан следовать предустановленным маршрутам, не отключать и не блокировать системы, не предпринимать попыток самодиагностики неисправности сигнализации, а действовать как при реальной угрозе до получения официального сигнала об отмене.

4.13. После любой аварийной ситуации работник, являющийся свидетелем или участником, обязан документировать обстоятельства происшествия, сообщить руководству фактические данные и участвовать в анализе причин для разработки мер по предотвращению повторения. Замалчивание деталей аварийных инцидентов недопустимо, так как препятствует корректной оценке рисков.

5. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ

5.1. По окончании работы с документами, архивными материалами и папками работник обязан завершить все начатые операции, аккуратно вернуть обработанные материалы в установленные места хранения, исключив возможность их падения, деформации или смешения. В случае передачи смены при непрерывном процессе необходимо обеспечить полноту информации о состоянии документооборота и выявленных за смену рисках, чтобы исключить нарушения безопасности при последующем выполнении работ.

5.2. После завершения работы работник обязан корректно остановить используемое оборудование — закрыть шкафы, закрепить двери архивных стеллажей, выключить оргтехнику штатным способом, убрать временные сооружения и приспособления, восстановить целостность зоны хранения. Любые механические действия должны выполняться без усилия и толчков, чтобы не спровоцировать опрокидывание или расшатывание конструкций.

5.3. Работник обязан выполнить уборку отходов и загрязнений, образовавшихся в процессе работы, включая бумажный мусор, упаковочные материалы, загрязненные перчатки или протирочные салфетки. Удаление отходов должно осуществляться в специально предназначенные для этого контейнеры, исключая их накопление на рабочих поверхностях или в проходах, что снижает риски скольжения, возгорания и санитарных нарушений.

5.4. По окончании работ работник обязан соблюсти требования личной гигиены, включая обработку рук, смену загрязненной одежды и, при необходимости, проведение санитарной обработки после контакта с архивной пылью, плесенью или иными потенциальными аллергенами. Несоблюдение данных правил может привести к развитию дерматологических и респираторных заболеваний.

5.5. Работник обязан сообщить руководителю о всех выявленных за смену недостатках, влияющих на безопасность труда, таких как нестабильность стеллажей, повреждение папок, признаки биологических загрязнений, случаи перегрузки полок или нарушения микроклимата. Передача такой информации обязательна, так как она необходима для своевременного устранения нарушений и предупреждения аварий.

5.6. Работник обязан выполнить контроль состояния оборудования, приспособлений и мебели перед уходом, убедившись в отсутствии дефектов, которые могут представлять опасность для последующих работников. При обнаружении неисправности необходимо приостановить эксплуатацию оборудования и информировать руководителя, не предпринимая самостоятельных ремонтных действий без допуска.

5.7. Использованные средства индивидуальной защиты должны быть очищены, просушены и размещены на хранение в предназначенные места либо переданы для утилизации, если они пришли в негодность. Работник несёт ответственность за обеспечение повторной пригодности СИЗ и своевременное уведомление руководства о необходимости их замены.

5.8. По окончании работы работник обязан выполнить документирование состояния оборудования, хода работ и выявленных нарушений в установленной форме. Фиксация данных необходима для анализа, а также служит официальным подтверждением соблюдения требований охраны труда и передачи ответственности следующей смене.

5.9. В случае образования опасных отходов, связанных с наличием биологических загрязнений, плесени или поврежденных архивных материалов, работник обязан произвести их безопасную изоляцию или передачу для утилизации согласно установленному порядку, исключая их смешивание с обычным мусором и распространение инфекционного загрязнения.

5.10. Работник обязан привести рабочее пространство в порядок, добившись отсутствия на поверхности стола, полу и стеллажах посторонних предметов, которые могут стать причиной травм или повредить документы. Уборка рабочего места является не формальностью, а элементом системной профилактики профессиональных рисков.

5.11. Работник обязан принять меры по восстановлению санитарно-гигиенических условий, включая проветривание помещения, удаление пыли и влажную обработку поверхностей в случаях, когда работа выполнялась в условиях повышенной запыленности или контакта с загрязненными архивными материалами. Это необходимо для предотвращения накопления вредных факторов и обеспечения безопасности последующих смен.