Инструкция по охране труда для делопроизводителя

Настоящая Инструкция по охране труда (ИОТ) для делопроизводителя устанавливает обязательные требования безопасности при работе с документами и офисным оборудованием в организации. Разработана на основе правил охраны труда при эксплуатации персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ). Соблюдение положений инструкции является обязательным для работника.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА

1.1. Настоящая инструкция по охране труда для делопроизводителя определяет обязательные требования к безопасной организации труда, направленные на предотвращение производственного травматизма, сохранение здоровья работника и обеспечение безопасных условий выполнения должностных обязанностей в рамках документооборота, архивной обработки и взаимодействия с офисной техникой. Основная цель данной инструкции — установить единый порядок безопасного поведения и действий делопроизводителя при выполнении всех этапов работы в условиях офиса и при перемещении внутри административных помещений.

1.2. Инструкция имеет целью обеспечение высокого уровня безопасности труда делопроизводителя, минимизацию профессиональных рисков, а также соблюдение требований охраны труда, обусловленных характером административной деятельности. В документе подробно регламентированы меры профилактики возможных нарушений и установлены обязательные действия, способствующие сохранению жизни и здоровья работника в течение всей трудовой деятельности, включая обращение с техническими средствами, организацию рабочего пространства и взаимодействие с другими работниками.

1.3. Делопроизводителю необходимо строго соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, включая установленное руководство начало и окончание рабочего времени, запрет на самовольное покидание рабочего места без уведомления, а также соблюдение служебной дисциплины. Все действия в течение рабочего дня должны осуществляться в рамках должностных обязанностей, установленных организационно-распорядительными документами, при этом особое внимание уделяется своевременному исполнению поручений, связанных с движением документации, и выполнению установленных регламентов работы.

1.4. При выполнении своих обязанностей делопроизводитель обязан соблюдать установленный режим труда и отдыха, определённый правилами внутреннего трудового распорядка и в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Рабочий день должен начинаться и завершаться строго в установленное время, с обязательным учетом продолжительности перерывов на отдых и питание. Работа в выходные, праздничные или ночные смены допускается только при наличии соответствующего распоряжения и с соблюдением порядка оформления. Делопроизводитель обязан своевременно оформлять график отпусков, контролировать его соблюдение, а также учитывать, что привлечение к сверхурочной работе возможно лишь по согласованию с руководством.

1.5. Делопроизводитель должен проходить все виды инструктажей по охране труда, включая вводный, первичный на рабочем месте, повторный (не реже одного раза в шесть месяцев), внеплановый (при изменении условий труда, переходе на новую технику или технологию), а также целевой — при выполнении разовых нестандартных задач. Каждый проведённый инструктаж фиксируется в установленном порядке с подписью работника в соответствующем журнале. Делопроизводитель несет ответственность за своевременное прохождение инструктажей, а также за подтверждение своих знаний и понимания требований охраны труда в ходе проверки.

1.6. Делопроизводителю необходимо пройти инструктаж по пожарной безопасности, включая вводный и первичный, а также повторный не реже одного раза в полгода. При наличии дополнительных факторов, повышающих пожарную опасность, проводится внеплановый или целевой инструктаж. Все мероприятия фиксируются в журнале учета инструктажей. Делопроизводитель обязан знать правила поведения при возникновении задымления, возгорания, уметь пользоваться первичными средствами пожаротушения, а также понимать алгоритм эвакуации в случае угрозы.

1.7. До начала работы делопроизводитель обязан пройти предварительный медицинский осмотр, подтверждающий отсутствие противопоказаний к выполнению должностных обязанностей. В дальнейшем он должен проходить периодические медицинские осмотры в сроки, установленные в зависимости от условий труда и характера работы. При наличии показаний или ухудшении самочувствия делопроизводитель должен быть направлен на внеочередной осмотр. Все результаты медицинских обследований фиксируются, и при наличии противопоказаний работник подлежит временному отстранению от выполнения служебных обязанностей до получения допуска от медицинской организации.

1.8. Делопроизводителю необходимо соблюдать правила электробезопасности при эксплуатации оргтехники и иного офисного оборудования, подключённого к электрической сети. Он обязан включать и выключать аппаратуру в установленном порядке, не использовать повреждённые кабели или розетки, не производить самостоятельных ремонтных работ, а при обнаружении неисправностей незамедлительно уведомлять ответственное лицо. При уходе с рабочего места делопроизводитель обязан отключать технику, если это предусмотрено внутренними регламентами.

1.9. Делопроизводитель не допускается к работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения. В случае подозрения на опьянение работодатель вправе направить работника на медицинское освидетельствование. При подтверждении данного состояния работник подлежит немедленному отстранению от работы с последующим оформлением дисциплинарных мер. Делопроизводитель обязан сохранять трезвое и адекватное состояние в течение всего рабочего дня и не допускать употребления запрещённых веществ на территории организации.

1.10. При выполнении должностных обязанностей делопроизводитель может подвергаться воздействию факторов офисной среды, таких как психоэмоциональная нагрузка, зрительное напряжение, неудобное рабочее положение, монотонность работы, а также влияние электромагнитных полей и искусственного освещения. Эти условия труда классифицируются как вредные и (или) потенциально опасные на основании оценки условий труда и профессиональных рисков. Руководство обязано учитывать данные факторы при организации рабочих мест, режима труда и отдыха, а также при оснащении офиса оборудованием и мебелью.

1.11. В случае, если характер работы делопроизводителя требует использования средств индивидуальной защиты, работодатель обязан предоставить их в установленном порядке. Применение СИЗ является обязательным условием допуска к выполнению определённых операций, например, при архивных работах в пыльных помещениях. При отсутствии факторов, требующих использования средств индивидуальной защиты, вопрос их применения рассматривается в индивидуальном порядке, с учётом условий труда и заключений специалистов по охране труда.

1.12. При получении травмы на рабочем месте или обнаружении неисправности оргтехники, мебели или иного оборудования, делопроизводитель обязан немедленно уведомить своего непосредственного руководителя. Информация может быть передана устно или письменно. До получения дальнейших указаний работник обязан прекратить использование неисправного оборудования. Руководство обязано провести оценку ситуации, оформить происшествие в установленном порядке и принять меры по устранению угрозы.

1.13. Делопроизводитель должен строго соблюдать личную гигиену, включая регулярное мытье рук, особенно перед приемом пищи, после контакта с документами из архива, использованием антисептиков и средств индивидуальной защиты. Он обязан использовать индивидуальные гигиенические принадлежности, соблюдать чистоту рабочего места, своевременно заменять спецодежду (при наличии) и при первых признаках инфекционного заболевания информировать руководство, не допуская контакта с другими работниками до получения медицинского заключения.

1.14. Если делопроизводитель привлекается к выполнению работ в условиях повышенной опасности, например, в архивах с запылённым воздухом или с использованием химических реагентов при реставрации документов, он обязан соблюдать дополнительные требования охраны труда, включая использование средств индивидуальной защиты, строгое следование инструкциям и прохождение специального инструктажа. Работник должен быть ознакомлен с правилами хранения, обращения и утилизации опасных веществ, если такие используются в процессе работы.

1.15. В случае угрозы здоровью на рабочем месте, включая резкое ухудшение самочувствия или симптомы инфекционного заболевания, делопроизводитель обязан незамедлительно обратиться за медицинской помощью и уведомить непосредственного руководителя. В таких ситуациях необходимо обеспечить оперативное взаимодействие с органами здравоохранения и, при необходимости, с экстренными службами. Работник должен знать номера телефонов и порядок вызова медицинской помощи, а также следовать указаниям ответственных лиц по эвакуации.

1.16. Делопроизводителю необходимо соблюдать дополнительные санитарные меры, введённые в связи с эпидемиологической обстановкой. В число таких мер входят соблюдение социальной дистанции, обязательное использование масок, регулярная дезинфекция рабочих поверхностей и рук, проветривание помещений и прохождение температурного контроля. Работник обязан выполнять все предписания, направленные на снижение риска заражения и распространения инфекции.

1.17. Делопроизводитель должен активно участвовать в поддержании и совершенствовании мер по обеспечению безопасности труда, в том числе быть открытым к внедрению новых технологий мониторинга условий труда, предлагать улучшения, направленные на повышение комфорта и безопасности, а также соблюдать инструкции по работе с современным офисным оборудованием. Работник обязан своевременно сообщать о выявленных рисках, неполадках или предложениях, способствующих улучшению условий труда.

2. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ

2.1. Перед началом рабочего дня делопроизводитель обязан обеспечить надлежащее состояние рабочего места, включающее наличие необходимой оргтехники, канцелярских принадлежностей и документации, в соответствии с установленными требованиями организации. Рабочее место должно быть свободно от посторонних предметов, обеспечивать удобство посадки и размещения, достаточное освещение и соответствовать требованиям эргономики. Особое внимание следует уделить положению стола, кресла и монитора, чтобы предупредить развитие профессиональных заболеваний, связанных с длительным статичным положением тела.

2.2. Если выполнение должностных обязанностей делопроизводителя связано с применением подготовленных материалов, таких как бланки, формы, архивные документы или иные информационные носители, он обязан проверить их состояние, чистоту, читаемость и соответствие требованиям внутреннего документооборота. При выявлении повреждений, загрязнений, потерь данных или нарушений упаковки делопроизводитель должен немедленно уведомить руководителя и воздержаться от работы с некачественными материалами до получения дальнейших указаний.

2.3. Перед началом работы делопроизводитель обязан убедиться в исправности и готовности к применению средств индивидуальной защиты, если их использование предусмотрено условиями труда. Работник должен самостоятельно или при участии ответственного лица проверить целостность и чистоту СИЗ, а также корректность их хранения и отсутствие признаков износа. Использование неисправных или загрязнённых средств защиты недопустимо, и при их выявлении необходимо немедленно организовать замену в установленном порядке.

2.4. Делопроизводитель должен проверить исправность оборудования, с которым он работает, включая оргтехнику, средства связи и средства освещения. В процессе осмотра необходимо убедиться в отсутствии повреждений кабелей, перегрева элементов, нехарактерных звуков при включении или других признаков неисправности. Также необходимо удостовериться в наличии предупреждающих табличек, исправности сигнализации и, при необходимости, наличии устройств аварийного отключения. При выявлении подозрений на неисправность оборудование не должно использоваться до его проверки и подтверждения безопасности.

2.5. Обязательной мерой перед началом работы является контроль санитарно-гигиенического состояния рабочего места. Делопроизводитель должен обеспечить чистоту поверхности стола, клавиатуры, монитора и других предметов, с которыми происходит регулярное взаимодействие. Необходимо также проверить наличие доступа к средствам личной гигиены и дезинфекции, а в случае их отсутствия — уведомить ответственного за санитарное обеспечение. Поддержание гигиенических условий является важной составляющей безопасной офисной среды.

2.6. В случае, если работа делопроизводителя предполагает взаимодействие с веществами, содержащими потенциально вредные компоненты (например, архивная пыль, химические растворы при реставрации документов), он обязан до начала работы проверить наличие мер защиты, вентиляции, средств индивидуальной защиты и инструкций по безопасному выполнению таких операций. В таких условиях категорически запрещается начинать работу без соответствующего допуска и оснащения, обеспечивающего защиту от вредных воздействий.

2.7. Перед началом выполнения служебных обязанностей делопроизводитель должен провести визуальный осмотр рабочего пространства с целью выявления потенциальных опасностей, включая скользкие поверхности, повреждения мебели, свисающие провода, неустойчивое размещение оборудования или предметов, которые могут спровоцировать падение, удар или травмирование. В случае обнаружения угроз безопасности он обязан приостановить начало работы и уведомить непосредственного руководителя для устранения нарушений.

2.8. Если в помещении, где работает делопроизводитель, используется оборудование, относящееся к категории повышенной опасности (например, мощные копировальные машины, серверные установки, высоковольтные источники питания), работник обязан проверить его визуальное состояние и убедиться в отсутствии признаков неисправности, нестабильной работы или постороннего запаха. В случае малейших подозрений эксплуатация оборудования должна быть немедленно приостановлена до проведения диагностики техническим специалистом.

2.9. Делопроизводитель обязан проконтролировать исправность средств аварийного оповещения и систем блокировки, если такие предусмотрены на рабочем месте. При наличии соответствующих систем он должен удостовериться, что они доступны, визуально не повреждены и находятся в рабочем состоянии. Особое внимание уделяется проверке сигнализаций, огнетушителей, указателей направления эвакуации, а также наличию свободного доступа к ним.

2.10. Перед началом работы делопроизводитель должен убедиться в наличии на рабочем месте укомплектованной аптечки и средств первой помощи. Работник обязан знать её месторасположение, состав и порядок использования. При обнаружении недостающих или просроченных компонентов он должен уведомить ответственное лицо и принять меры по пополнению. Аптечка должна быть легко доступной, а её содержимое — соответствующим характеру возможных травм или заболеваний, типичных для офисной среды.

3. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ

3.1. Во время выполнения своих должностных обязанностей делопроизводитель обязан применять безопасные методы и приемы работы, исключающие возникновение травмоопасных ситуаций. Все действия с офисным оборудованием, документами, канцелярскими принадлежностями и мебелью должны выполняться в соответствии с требованиями охраны труда. Делопроизводитель должен избегать резких движений, не допускать перегрузки оборудования и соблюдать предусмотренные инструкции по эксплуатации, обеспечивая безопасное обращение с техникой, в том числе при печати, копировании, сканировании и архивировании документов.

3.2. При обращении с исходными материалами, такими как документы, брошюры, формы, папки и прочие элементы бумажного оборота, делопроизводитель обязан соблюдать аккуратность, исключающую возможность получения порезов, заносов или микротравм. Все перемещения, сортировки, скрепления и архивирование должны проводиться с использованием безопасных инструментов и в спокойном темпе. При необходимости работы с большим объёмом бумаг следует использовать приспособления, облегчающие захват и размещение документации, чтобы избежать перенапряжения кистей и запястий.

3.3. В течение всей рабочей смены делопроизводитель обязан поддерживать порядок на своём рабочем месте, обеспечивая чистоту поверхностей, отсутствие лишних предметов, правильное расположение канцелярских принадлежностей и свободный доступ к необходимым средствам. Любые провода, переноски и блоки питания должны быть размещены таким образом, чтобы исключить риск зацепки, спотыкания или падения. Систематическое поддержание порядка напрямую влияет на безопасность труда и снижает вероятность несчастных случаев.

3.4. Делопроизводитель должен постоянно контролировать производственную обстановку и при малейших признаках возможного возникновения аварийной ситуации немедленно приостанавливать работу. Он обязан быть внимательным к признакам неисправностей в оборудовании, посторонним запахам, звукам, мерцаниям света и другим отклонениям от нормы. В случае подозрений на угрозу работник обязан уведомить руководство и не продолжать выполнение заданий до устранения причин потенциальной опасности.

3.5. В процессе работы делопроизводитель обязан правильно использовать средства индивидуальной защиты, если их применение предусмотрено условиями труда. СИЗ должны использоваться строго по назначению, регулярно проверяться на предмет пригодности и заменяться при первых признаках износа. Ношение средств защиты обязательно в условиях пыльных, неотапливаемых помещений, архивных фондов или при взаимодействии с загрязненными носителями информации. Работник не должен приступать к работе без надлежащей подготовки и защитного оснащения, если это требует обстановка.

3.6. При необходимости взаимодействия с другими сотрудниками, особенно в процессе передачи документов, организации хранения или переноса массивных архивных папок, делопроизводитель обязан обеспечивать координацию действий и соблюдать меры предосторожности. Он должен договариваться о порядке совместных действий, не допускать хаотичного перемещения сотрудников в тесных зонах, а также быть внимательным к безопасности коллег при выполнении групповых задач, связанных с документацией.

3.7. Делопроизводитель обязан следить за соблюдением установленных норм охраны труда и санитарно-гигиенических требований как на своём рабочем месте, так и в сопредельных зонах. Он должен реагировать на выявленные нарушения, уведомлять ответственных лиц и принимать разумные меры для устранения нарушений в пределах своей компетенции. Работник должен учитывать, что безопасная производственная среда — это результат постоянного контроля, соблюдения порядка и вовлеченности каждого члена коллектива.

3.8. Во время работы делопроизводитель обязан периодически проверять состояние используемой оргтехники и другого офисного оборудования. В случае обнаружения перегрева, шума, сбоев в работе, затруднённого движения механизмов или программных сбоев, он обязан прекратить использование устройства и сообщить ответственному лицу. Применение неисправного оборудования категорически недопустимо, а самостоятельные попытки ремонта запрещены. Только после проведения диагностики и подтверждения технической исправности оборудование может быть вновь введено в эксплуатацию.

3.9. Если в процессе работы делопроизводитель взаимодействует с потенциально опасными веществами, например, при реставрации архивных документов, обработке плесневых материалов, работе в условиях запылённости, он обязан соблюдать особую осторожность и применять дополнительные меры защиты. Работник должен использовать соответствующие средства индивидуальной защиты, избегать контакта с открытыми участками кожи, не вдыхать пары или пыль, а также своевременно проветривать помещение. Все работы с такими материалами выполняются строго в соответствии с инструкциями и под контролем ответственных лиц.

3.10. В условиях офисной работы делопроизводитель подвергается воздействию таких вредных факторов, как статическое напряжение, зрительная нагрузка, длительное сидячее положение, ограниченное движение и искусственное освещение. Он обязан принимать меры по снижению негативного влияния этих факторов, включая чередование периодов работы и отдыха, выполнение гимнастики для глаз, контроль осанки и использование эргономичной мебели. Своевременная профилактика позволяет сохранить работоспособность и предотвратить профессиональные заболевания.

3.11. При выполнении своих обязанностей в помещениях с нестабильным температурным режимом, в том числе в плохо отапливаемых архивах или на складах документации, делопроизводитель обязан учитывать особенности микроклимата. Он должен использовать соответствующую одежду, делать перерывы для обогрева или охлаждения в специально оборудованных зонах, а также контролировать своё самочувствие. При возникновении признаков переохлаждения или перегрева работник обязан приостановить работу и принять меры по восстановлению нормального состояния организма.

3.12. При взаимодействии с представителями подрядных организаций, например, при совместной работе по оцифровке документов, ремонте архивных помещений или перевозке документов, делопроизводитель обязан соблюдать меры безопасности, включая согласование действий, соблюдение регламентов, доступ к информации в пределах разрешений, а также контроль за действиями посторонних лиц на рабочем месте. Он должен быть проинформирован о порядке допуска третьих лиц и обеспечивать соблюдение требований охраны труда всеми участниками процесса.

3.13. Делопроизводитель обязан фиксировать выявленные нарушения требований охраны труда, своевременно докладывать об этом непосредственному руководителю, а при наличии соответствующих полномочий — принимать меры по их устранению. Он должен участвовать в проведении служебных расследований по фактам инцидентов и предоставлять достоверную информацию о произошедших событиях. Работник также обязан сохранять доказательства и участвовать в анализе причин происшествий с целью недопущения их повторения.

3.14. В рамках цифровизации документооборота и модернизации офисной среды делопроизводитель должен быть готов к работе с автоматизированными системами контроля, включая электронные архивы, системы учёта перемещения документации, мониторинг температурного и светового режима на рабочем месте. Он обязан соблюдать установленные процедуры, своевременно обновлять данные, работать с учетными системами безопасным способом и не допускать ошибок, которые могут повлиять на сохранность данных и безопасность работы оборудования.

4. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ

4.1. В должностные обязанности делопроизводителя входит знание и понимание перечня возможных аварийных ситуаций, которые могут возникнуть в процессе административной работы. К таким ситуациям относятся внезапные отключения электропитания, возгорание оргтехники, короткие замыкания, задымления, протечки систем водоснабжения, утечка газа в здании, обрушение конструктивных элементов помещения, а также случаи травмирования работников или посетителей. Причины подобных ситуаций могут быть связаны с техническими неисправностями, нарушениями правил эксплуатации оборудования, неправильным хранением материалов или воздействием внешних факторов. Делопроизводитель обязан учитывать данные риски при организации своей работы.

4.2. При возникновении угрозы жизни и здоровью людей, а также при каждом несчастном случае, делопроизводитель обязан немедленно сообщить об этом непосредственному руководителю. Он должен использовать наиболее быстрый и доступный способ передачи информации, в том числе по внутренней телефонной связи, мессенджеру или лично, и передать достоверную информацию о характере происшествия, количестве пострадавших, месте и времени возникновения ситуации. Передача информации должна осуществляться без промедления, независимо от степени серьёзности происшествия, поскольку даже малозначительные инциденты могут перерасти в опасные ситуации.

4.3. В случае возникновения аварийной или потенциально опасной ситуации делопроизводитель обязан прекратить работу, обеспечить личную безопасность и безопасность окружающих, а также, по возможности, изолировать место происшествия. Он должен следовать утверждённому плану эвакуации, покинуть помещение в соответствии с маршрутами, указанными на схемах, и при необходимости — организовать помощь другим сотрудникам, особенно лицам с ограниченными возможностями или испытывающим трудности в самостоятельном передвижении. Делопроизводитель не должен предпринимать самостоятельных попыток устранения технических неисправностей без соответствующего допуска и инструктажа.

4.4. При наличии пострадавших делопроизводитель обязан немедленно приступить к оказанию первой помощи, руководствуясь инструкцией, полученной на инструктажах, и имеющимися средствами из аптечки. Он должен оценить обстановку на предмет безопасности, исключить дополнительное воздействие опасного фактора на себя и пострадавшего, определить тип травмы и принять меры по остановке кровотечения, наложению повязки, стабилизации состояния до прибытия медицинских работников. Делопроизводитель должен действовать спокойно, четко и последовательно, не предпринимая действий, выходящих за рамки его компетенции, если это может навредить пострадавшему.

4.5. В случае, если ситуация представляет угрозу жизни и здоровью работников, делопроизводитель обязан незамедлительно приступить к эвакуации. Он должен покинуть опасную зону в соответствии с установленным маршрутом, при этом взять с собой только документы первой необходимости и не создавать препятствий другим эвакуирующимся. Работник обязан закрыть за собой двери, отключить по возможности оргтехнику и электрооборудование, не пользоваться лифтом и в кратчайшие сроки выйти на безопасную территорию. Оказавшись вне опасной зоны, делопроизводитель должен сообщить о своем местонахождении и при необходимости участвовать в проверке наличия персонала.

4.6. Делопроизводитель обязан обеспечить взаимодействие с экстренными службами при возникновении аварий, включая пожарную охрану, скорую медицинскую помощь, МЧС и полицию. Он должен знать номера вызова экстренных служб, уметь чётко и кратко описывать ситуацию по телефону, указывать точный адрес, характер происшествия и количество пострадавших. После прибытия служб делопроизводитель обязан предоставить необходимую информацию, содействовать доступу к месту происшествия и при необходимости — участвовать в координации действий внутри коллектива.

4.7. В условиях аварий делопроизводитель обязан использовать все предусмотренные средства индивидуальной защиты и специализированное оборудование, если это предусмотрено инструкциями по эвакуации и действиям в ЧС. Он должен заранее быть ознакомлен с расположением СИЗ, знать порядок их применения, а также уметь использовать огнетушитель, респиратор, аварийный фонарь и другие средства, предусмотренные для обеспечения защиты при возникновении чрезвычайной ситуации. Использование защитных средств должно происходить своевременно, без промедления, и строго по назначению.

4.8. В процессе развития и устранения аварийной ситуации делопроизводитель обязан следовать установленным инструкциям взаимодействия с уполномоченными органами и координирующими структурами. Он должен передавать точную информацию о событиях, выполнять распоряжения руководителей экстренных служб, обеспечивать доступ к помещениям, документам или оборудованию, необходимым для ликвидации последствий. Делопроизводитель не должен препятствовать или самостоятельно вмешиваться в работу профессиональных служб без соответствующего разрешения.

4.9. После локализации происшествия делопроизводитель должен принять все возможные меры по недопущению развития аварийной ситуации. Он обязан проверить отключение источников питания, изоляцию поврежденных участков, оповестить других работников о сохранении угрозы, если таковая имеется, и соблюдать предписания специалистов до получения официального разрешения на возобновление работы. Предотвращение дальнейших инцидентов требует точного соблюдения всех процедур и скоординированного взаимодействия с ответственными структурами.

4.10. Если авария связана с пожаром, утечкой газа, химическими веществами или задымлением, делопроизводитель обязан строго соблюдать правила поведения, включая немедленное прекращение всех работ, отключение электроприборов, закрытие окон и дверей (если это допустимо), использование средств защиты органов дыхания и эвакуацию по кратчайшему пути. Работник не должен пытаться устранить утечку газа самостоятельно, вступать в контакт с агрессивными веществами или предпринимать действия, создающие дополнительный риск.

4.11. Делопроизводитель обязан знать правила пользования автоматизированными системами оповещения, системами экстренного вызова и эвакуации. Он должен реагировать на сигналы тревоги немедленно, не игнорировать учебные или реальные сигналы, а также следить за состоянием оборудования, расположенного вблизи его рабочего места. Регулярное участие в учебных тренировках по эвакуации помогает выработать устойчивые навыки действий при ЧС.

4.12. Все аварийные инциденты, в том числе не повлекшие за собой серьезных последствий, должны быть должным образом зафиксированы. Делопроизводитель обязан сообщить о случившемся в установленные сроки, участвовать в оформлении документации, предоставлять объяснения и, при необходимости, содействовать в проведении внутреннего расследования. Он должен понимать, что полноценный анализ причин происшествий помогает предотвратить их повторение и улучшить общую систему обеспечения охраны труда.

5. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ

5.1. В случае, если делопроизводитель работает в условиях непрерывного документооборота или обслуживания оборудования, функционирующего без перерывов, он обязан перед окончанием смены передать всю необходимую информацию следующему работнику. Такая передача включает сообщение о состоянии документации, особенностях текущих задач, замеченных неполадках в технике, сроках исполнения поручений и любых иных факторах, влияющих на дальнейшее выполнение служебных обязанностей. Делопроизводитель должен обеспечить понятность, полноту и достоверность переданной информации, оформить это в установленной форме, а также проконтролировать, что смена принята надлежащим образом.

5.2. После завершения рабочего дня делопроизводитель обязан произвести корректную остановку и отключение используемой оргтехники, включая принтеры, сканеры, копировальные аппараты, системные блоки и другие устройства. При необходимости следует провести очистку или техническое обслуживание в соответствии с инструкцией производителя. Работник не должен выключать технику аварийным способом, если на то нет особой причины, а также оставлять оборудование в режиме повышенной нагрузки. Все отключения выполняются последовательно и только в предусмотренном порядке.

5.3. Делопроизводитель обязан организовать уборку и удаление отходов, образовавшихся в процессе работы, включая черновики, порванные бумаги, упаковочные материалы, использованные расходные материалы и иные объекты, подлежащие утилизации. Удаление мусора должно производиться в специально отведённые места в соответствии с установленными правилами. При наличии конфиденциальной документации утилизация должна производиться только согласно внутренним нормативам организации, с использованием шредеров или специальных контейнеров.

5.4. После окончания работ делопроизводитель обязан соблюсти правила личной гигиены, включая мытье рук, при необходимости — смену одежды, а также проверку состояния кожных покровов на наличие повреждений, полученных в течение рабочего дня. При использовании средств индивидуальной защиты работник должен удостовериться в том, что они сняты и утилизированы или размещены в отведённом для хранения месте. Соблюдение санитарных норм на завершающем этапе рабочего дня способствует поддержанию личной и коллективной безопасности.

5.5. Делопроизводитель должен проинформировать своего непосредственного руководителя о любых недостатках, выявленных в ходе работы, которые могут повлиять на безопасность труда. К таковым могут относиться нестабильная работа техники, перегрев оборудования, появление запаха гари, неисправности мебели, нарушение температурного режима или освещённости, а также неудовлетворительное санитарное состояние помещений. Своевременное сообщение позволяет принять необходимые меры до начала следующего рабочего дня и исключает возможность возникновения инцидентов.

5.6. В завершение смены делопроизводитель обязан проконтролировать состояние используемого оборудования и инструмента. При выявлении признаков неисправности он должен зафиксировать это в установленной форме или устно доложить ответственному специалисту. Также следует обеспечить защиту техники от повреждений, отключение от электросети (при необходимости), а при наличии систем блокировки — активацию соответствующих механизмов. Цель этих действий — исключение неисправностей и аварий, возникающих в нерабочее время.

5.7. После завершения работ делопроизводитель должен проверить состояние использованных средств индивидуальной защиты, при необходимости очистить их и поместить в предназначенные для хранения места. В случае, если СИЗ подлежат одноразовому использованию, работник обязан произвести их утилизацию в соответствии с санитарными нормами. При обнаружении повреждений или износа СИЗ делопроизводитель обязан инициировать их замену, уведомив лицо, ответственное за материально-техническое обеспечение.

5.8. Делопроизводитель обязан зафиксировать текущее состояние оборудования и помещения, особенно в случае передачи смены. Он должен внести соответствующие данные в журналы технического состояния или учёта документации, при необходимости указать обоснование для оставления документов на рабочем столе или оборудования во включённом состоянии. Такая фиксация обеспечивает преемственность в работе и позволяет объективно оценивать соблюдение норм охраны труда.

5.9. Если в процессе работы делопроизводителя имели место действия, повлекшие образование потенциально опасных отходов, таких как пыль из архивных материалов, повреждённые химически обработанные документы или иные специфические материалы, он обязан инициировать их утилизацию в установленном порядке. Такие отходы не подлежат размещению в общих контейнерах и требуют применения специальных мер сбора, временного хранения и удаления с привлечением специализированных служб.

5.10. В завершении рабочего дня делопроизводитель обязан обеспечить чистоту и порядок на своём рабочем месте. Рабочая зона должна быть освобождена от ненужных предметов, оборудование выключено, мебель размещена в исходное положение, документы, содержащие служебную информацию, убраны в сейфы или шкафы, а канцелярские принадлежности — размещены в предназначенных для них местах. Работник должен помнить, что порядок в офисе напрямую влияет на безопасность труда, а также на организационную культуру компании.

5.11. Делопроизводитель должен восстановить санитарно-гигиенические условия на своём рабочем месте, особенно если в течение дня имелись работы, связанные с загрязнением, взаимодействием с пыльными архивными материалами или прочими неблагоприятными факторами. В завершение смены следует проветрить помещение, при необходимости организовать влажную уборку, протереть поверхности антисептическими средствами и подготовить рабочую зону для безопасного начала следующего рабочего дня. Соблюдение данных мер способствует созданию комфортной, чистой и безопасной производственной среды.