Инструкция по охране труда при оформлении медицинской документации

Настоящая Инструкция по охране труда (ИОТ) при оформлении медицинской документации устанавливает для специалистов и администраторов требования безопасности при выполнении данных работ. Разработана на основе правил охраны труда и является обязательной для соблюдения персоналом учреждения.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА

1.1. Инструкция по охране труда при оформлении медицинской документации устанавливает требования безопасности труда для сотрудников, осуществляющих оформление, ведение, корректировку и архивирование медицинских документов в бумажной и электронной форме, с целью предупреждения профессиональных рисков, связанных с длительной умственной и зрительной нагрузкой, работой за компьютером, обработкой конфиденциальной информации и необходимостью точного соблюдения медицинских регламентов.

1.2. Целью настоящей инструкции является обеспечение безопасных условий труда при выполнении работ, связанных с медицинским документооборотом, в том числе соблюдение санитарных норм, требований информационной безопасности, профилактика утомления, охрана зрения и опорно-двигательной системы, а также снижение вероятности ошибок при работе с данными пациентов.

1.3. Работник, осуществляющий оформление медицинской документации, обязан соблюдать действующие внутренние регламенты, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, нормы охраны труда и санитарно-гигиенические требования, а также нести ответственность за точность и достоверность оформляемых сведений.

1.4. Режим труда и отдыха должен быть организован в соответствии с действующим законодательством и внутренним распорядком, с учётом необходимости чередования периодов работы и кратковременного отдыха, соблюдения времени обеденного перерыва, ограничения продолжительности непрерывной работы за компьютером и обеспечения восстановительных пауз для зрения и осанки.

1.5. К выполнению обязанностей по оформлению медицинской документации допускаются работники, прошедшие вводный и первичный инструктажи по охране труда, а также повторный (не реже одного раза в шесть месяцев), внеплановый (при изменениях условий труда) и целевой (при выполнении разовых задач), с обязательной регистрацией в установленной форме.

1.6. Работник обязан пройти инструктаж по пожарной безопасности, включая порядок эвакуации при пожаре, действия при задымлении, знание расположения огнетушителей, сигнализации, аварийных выходов, а также соблюдение запрета на перегрузку розеток, использование неисправных электроприборов и работу с бумагой вблизи источников тепла.

1.7. Работник, оформляющий медицинскую документацию, обязан проходить обязательные медицинские осмотры — предварительные при приёме на работу и периодические в процессе трудовой деятельности, с целью выявления нарушений зрения, опорно-двигательной системы, повышенного утомления, психоэмоционального напряжения, противопоказаний к длительной работе за монитором и с документами.

1.8. В процессе работы с компьютерами и оргтехникой работник обязан соблюдать правила электробезопасности, не допускать использования повреждённых кабелей и устройств, не прикасаться к электрооборудованию мокрыми руками, следить за целостностью вилок, розеток, заземлением и в случае неисправности немедленно уведомлять техническую службу.

1.9. Работнику запрещается приступать к выполнению обязанностей в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также под воздействием препаратов, влияющих на внимание и работоспособность. При наличии признаков недопустимого состояния работник подлежит немедленному отстранению с соответствующим оформлением.

1.10. В процессе оформления медицинской документации на работника воздействуют вредные и опасные производственные факторы, включая зрительное перенапряжение, длительное сидение, статическую нагрузку на мышцы спины и шеи, электромагнитное излучение, психоэмоциональные нагрузки, а также высокую степень ответственности за точность информации.

1.11. Работник должен быть обеспечен необходимыми средствами индивидуальной и коллективной защиты, включая эргономичное кресло с регулировкой, рабочий стол соответствующей высоты, экран с антирефлексным покрытием, антисептические средства, салфетки для обработки оргтехники и при необходимости — ортопедические аксессуары.

1.12. В случае получения травмы, ухудшения самочувствия, обнаружения нарушений в технике, перегрева устройств, сбоя в работе программного обеспечения, контакта с агрессивными или угрожающими лицами работник обязан прекратить работу, уведомить руководство и зафиксировать факт происшествия в установленном порядке.

1.13. Работник обязан соблюдать правила личной гигиены, содержать рабочее место в чистоте, регулярно обрабатывать клавиатуру, мышь, телефон, стол и другие поверхности, не хранить пищу и напитки в зоне оформления документации, соблюдать правила хранения документов и исключать контакт с загрязнёнными материалами.

1.14. При оформлении документов, связанных с инфекционными заболеваниями, биологическими рисками или карантинными мероприятиями, работник обязан соблюдать особые меры предосторожности, использовать СИЗ по назначению, соблюдать дистанцию с пациентами, а также обрабатывать контактные поверхности дезинфицирующими средствами.

1.15. В случае выявления признаков угрозы здоровью работников, пациентов или окружающих в результате нештатной ситуации, ухудшения санитарных условий, распространения инфекций или технических аварий, работник обязан немедленно приостановить работу и уведомить администрацию.

1.16. При действии санитарно-эпидемиологических ограничений работник обязан соблюдать дополнительные требования по ношению масок, проветриванию, дезинфекции, ограничению физического контакта, дистанционной работе с документами и обработке входящих бумажных материалов.

1.17. Работник обязан систематически повышать уровень профессиональной компетенции, в том числе по вопросам охраны труда, эргономики, цифровой гигиены, безопасности работы с данными, участвовать в обучающих мероприятиях, использовать современные методы автоматизации документооборота и поддерживать безопасные условия труда.

2. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ

2.1. Перед началом оформления медицинской документации работник обязан организовать и подготовить рабочее место, очистить его от посторонних предметов, обеспечить наличие необходимых документов, канцелярских принадлежностей, оргтехники, средств дезинфекции и средств индивидуальной защиты в соответствии с установленными санитарными нормами.

2.2. Работник обязан проверить наличие и целостность исходных материалов, включая медицинские карты, формы, бланки, журналы, направления, заключения, электронные шаблоны, а также убедиться в их актуальности, корректности оформления и соответствии нормативным требованиям учреждения.

2.3. Перед началом работы работник обязан осмотреть средства индивидуальной защиты, если их использование требуется по характеру выполняемых задач, обеспечить наличие исправных масок, перчаток, антисептиков, салфеток и при необходимости — защитного экрана, с учётом эпидемиологической обстановки.

2.4. Работник обязан проверить техническое состояние оргтехники, включая компьютер, монитор, клавиатуру, мышь, принтер, сканер и иные устройства, убедиться в отсутствии повреждений, перегрева, нестабильного подключения к электросети, а также в надлежащей работе программного обеспечения.

2.5. Работник обязан проконтролировать санитарно-гигиеническое состояние помещения, оценить чистоту поверхностей, окон, пола, мебели, наличие мусорных контейнеров с крышками, исправность системы вентиляции или кондиционирования, а также при необходимости организовать проветривание.

2.6. Рабочее место должно быть отрегулировано с учётом принципов эргономики: монитор установлен на расстоянии 50–70 см от глаз, верхняя кромка экрана — на уровне взгляда, стул отрегулирован по высоте с опорой для спины и ног, а освещение направлено так, чтобы исключить блики и тени на рабочей поверхности.

2.7. Работник обязан осмотреть зону работы на предмет потенциальных рисков: наличие незакреплённых проводов, перегруженных удлинителей, нестабильной мебели, острых краёв, влажных участков пола, и при выявлении нарушений — устранить их собственными силами или передать информацию ответственному специалисту.

2.8. Если используется специализированное программное обеспечение для ведения медицинской документации, работник обязан проверить корректность подключения к внутренним системам, доступ к электронной медицинской карте, работоспособность базы данных, актуальность установленных шаблонов и наличие резервных копий.

2.9. Работник обязан убедиться в наличии и исправности средств аварийного реагирования: аптечки первой помощи, огнетушителя, аварийного освещения, схемы эвакуации, кнопки тревожной сигнализации, а также проверить отсутствие загромождённых выходов и доступ к путям эвакуации.

2.10. Аптечка первой помощи на рабочем месте должна содержать антисептики, бинты, пластыри, средства при порезах, ожогах, головной боли и аллергической реакции. При выявлении отсутствующих или просроченных компонентов работник обязан сообщить об этом ответственному за оснащение и зафиксировать данный факт в установленном порядке.

3. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ

3.1. Во время оформления медицинской документации работник обязан использовать безопасные приёмы работы за компьютером и с бумагой, соблюдать правильную посадку, избегать длительного наклона головы и корпуса, использовать поддерживающие приспособления, контролировать зрительную нагрузку и регулярно выполнять кратковременные перерывы для снятия утомления глаз и мышц.

3.2. При обращении с бумажной медицинской документацией работник обязан аккуратно обращаться с листами, избегать порезов и повреждений, использовать при необходимости подставки для бумаг, не класть документы на загрязнённые или мокрые поверхности, а также соблюдать внутренние правила хранения и доступа к архивным материалам.

3.3. Рабочее место должно поддерживаться в чистоте и порядке в течение всей смены, бумажные носители и оргтехника не должны загромождать столешницу, отходы бумаги и использованные материалы необходимо утилизировать по мере накопления, регулярно проводить обработку поверхностей дезинфицирующими средствами, а вентиляция помещения должна поддерживаться в рабочем состоянии.

3.4. Работник обязан своевременно реагировать на сбои в работе программного обеспечения, некорректное отображение данных, потерю доступа к медицинским базам, зависание системы, ошибки при сохранении данных, не продолжать работу до устранения неполадок и сообщать ответственному техническому специалисту.

3.5. При использовании средств индивидуальной защиты в период повышенной санитарной опасности работник обязан соблюдать режим их ношения, регулярно менять маски, использовать перчатки при работе с чужими документами, обрабатывать руки антисептиками и соблюдать правила личной гигиены при длительной работе с поверхностями общего пользования.

3.6. Взаимодействие с коллегами, врачами и другими подразделениями должно осуществляться в рамках утверждённых регламентов, с соблюдением санитарных и профессиональных требований, делового стиля общения, защиты конфиденциальной информации, а также при необходимости — дистанционными средствами связи.

3.7. Работник обязан контролировать санитарно-гигиеническое состояние своего рабочего пространства, при ухудшении условий — обеспечить проветривание, при недостатке освещения — включить дополнительные источники света, при выявлении антисанитарных условий — обратиться в службу клининга или сообщить администрации.

3.8. Работник обязан регулярно проверять техническое состояние используемой оргтехники, контролировать нагрев компьютеров, принтеров и сканеров, следить за стабильностью подключения, уровнем заряда аккумуляторных устройств, а при возникновении неисправностей — приостанавливать работу и передавать информацию в ИТ-отдел.

3.9. При работе с документами, содержащими сведения об особо опасных инфекциях, диагнозах, касающихся карантинных ограничений, или иных сведениях, обязывающих к повышенным мерам осторожности, работник обязан действовать по внутренним инструкциям учреждения, соблюдать режим допуска, использовать дополнительную защиту и не передавать такие документы третьим лицам.

3.10. Для предотвращения вредного воздействия факторов, связанных с длительной статической нагрузкой, зрительным и умственным напряжением, работник обязан выполнять комплексы производственной гимнастики, чередовать виды деятельности (бумажные и электронные формы), контролировать осанку и при необходимости использовать ортопедические приспособления.

3.11. При резких изменениях температуры в помещении, неработающей вентиляции, перегреве оргтехники или недостаточной освещённости работник обязан немедленно принять меры по нормализации микроклимата, обратиться в обслуживающую службу или сообщить об условиях, мешающих безопасному выполнению должностных обязанностей.

3.12. При необходимости совместной работы с другими сотрудниками в одном помещении работник обязан соблюдать допустимую дистанцию, контролировать шумовой фон, исключать пересечение каналов распространения конфиденциальной информации, а также соблюдать порядок на общей территории.

3.13. Все выявленные нарушения охраны труда, технические сбои, инциденты, опасные условия, а также жалобы или обращения, касающиеся безопасности и гигиены труда, должны быть незамедлительно зафиксированы в установленной форме и доведены до сведения руководства или службы охраны труда.

3.14. Работник обязан применять современные цифровые и организационные инструменты, повышающие точность, безопасность и эффективность оформления медицинской документации, использовать автоматизированные системы, шаблоны, защищённые базы данных, резервные копии и соблюдать внутренние регламенты по защите информации.

4. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ

4.1. Работник, осуществляющий оформление медицинской документации, обязан знать основные виды возможных аварийных ситуаций, включая технический сбой информационных систем, отключение электроснабжения, возгорание оргтехники, повреждение или утрату документации, несанкционированный доступ к конфиденциальной информации, а также резкое ухудшение самочувствия.

4.2. При возникновении любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью, а также при каждом несчастном случае, работник обязан немедленно прекратить текущую деятельность, отключить оргтехнику (если это безопасно), известить непосредственного руководителя или администратора смены и при необходимости вызвать экстренные службы.

4.3. В случае сбоев программного обеспечения, зависания базы данных, потери доступа к электронной медицинской документации, работник обязан приостановить оформление, зафиксировать факт сбоя в журнале инцидентов, сообщить в техническую службу и действовать в рамках установленного порядка восстановления доступа.

4.4. При нарушении целостности бумажной документации, попадании жидкости, повреждении печати, потере записей или их искажении, работник обязан немедленно сообщить руководству, зафиксировать обстоятельства происшествия, исключить дальнейшую порчу и приступить к восстановлению документации в установленном порядке.

4.5. При внезапном ухудшении самочувствия, резкой боли, головокружении, потере сознания или другом состоянии, препятствующем продолжению работы, работник обязан прекратить деятельность, воспользоваться аптечкой, при необходимости обратиться за медицинской помощью и уведомить руководство о невозможности продолжения работы.

4.6. В случае возгорания, короткого замыкания, искрения, запаха гари или перегрева оргтехники, работник обязан отключить оборудование от электросети (если это возможно без угрозы жизни), использовать огнетушитель, покинуть помещение и действовать в соответствии с планом эвакуации до прибытия пожарной службы.

4.7. Ликвидация последствий аварий допускается только при отсутствии угрозы для жизни и здоровья, наличии соответствующих навыков и защитных средств. Работник обязан применять индивидуальные средства защиты, соблюдать осторожность и не выполнять действия, выходящие за рамки его компетенции.

4.8. При взаимодействии с техническими и экстренными службами работник обязан предоставить полную и достоверную информацию о характере происшествия, месте, времени, задействованной технике, последствиях и ранее предпринятых мерах, а также выполнять указания прибывших специалистов.

4.9. При повторном возникновении аварийной ситуации, невозможности возобновления безопасной работы, наличии угрозы жизни, работник обязан немедленно прекратить деятельность, ограничить доступ к месту происшествия, установить предупредительные знаки (при наличии) и обеспечить контроль до прибытия ответственных лиц.

4.10. При выявлении непригодности средств эвакуации, неисправности сигнализации, отсутствия доступа к огнетушителю или схеме эвакуации, работник обязан немедленно сообщить руководству и принять меры к устранению нарушений либо временно приостановить работу до восстановления безопасных условий.

4.11. Работник обязан знать местоположение аптечки, огнетушителей, аварийных выключателей, схем эвакуации, а также уметь пользоваться указанными средствами, понимать сигналы системы оповещения и действовать в соответствии с инструкцией по эвакуации при возникновении чрезвычайной ситуации.

4.12. Все происшествия, включая технические сбои, угрозу утраты данных, инциденты с оборудованием, жалобы на физическое состояние, должны быть задокументированы в установленной форме с указанием обстоятельств, времени, места, вовлечённых лиц и предпринятых действий, и переданы для служебного анализа.

4.13. Работник обязан участвовать в анализе причин аварийных ситуаций, предоставлять объяснения, участвовать в расследовании, выполнять рекомендации и предписания по устранению нарушений, проходить внеплановые инструктажи, а также участвовать в профилактических мероприятиях, направленных на предупреждение аналогичных случаев.

5. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ

5.1. По окончании рабочей смены работник, осуществляющий оформление медицинской документации, обязан завершить все начатые действия по вводу и редактированию данных, сохранить текущие результаты, при необходимости передать незавершённые документы уполномоченному сменщику, оставить пометки в служебной системе и обеспечить непрерывность документооборота в рамках действующего регламента.

5.2. Работник обязан последовательно выключить используемое оборудование: завершить работу в программных продуктах, корректно закрыть доступ к информационным системам, отключить компьютер, принтер, сканер, лампы и иные устройства, при этом проверить отсутствие перегрева, запаха гари и иных признаков неисправности.

5.3. Все рабочие документы, включая бумажные формы, журналы, направления, выписки и другие материалы, содержащие конфиденциальные данные, должны быть рассортированы, убраны в архив, сейф или шкаф с ограниченным доступом, либо подготовлены к передаче в установленном порядке, в зависимости от регламента медицинской организации.

5.4. По окончании смены работник обязан соблюдать личную гигиену: вымыть руки с использованием антисептических средств, очистить поверхности рабочего места, обработать клавиатуру, мышь, гарнитуру, выключатели, ручки и другие часто используемые элементы, а также снять и утилизировать средства индивидуальной защиты.

5.5. В случае выявления в процессе работы технических неисправностей, сбоев в программном обеспечении, ошибок при вводе данных, нарушений санитарного состояния, жалоб пациентов или других факторов, влияющих на безопасность труда, работник обязан зафиксировать эти обстоятельства в установленной форме и доложить руководителю смены.

5.6. После завершения работы необходимо осмотреть оборудование и рабочее место: проверить целостность корпусов, кабелей, отсутствие внешних загрязнений, перегрева или механических повреждений. В случае обнаружения отклонений оборудование подлежит маркировке как неисправное и передаче соответствующим специалистам.

5.7. Средства индивидуальной защиты, использованные в течение смены, подлежат соответствующей сортировке: одноразовые средства утилизируются в контейнеры установленного класса, а многоразовые — направляются на санитарную обработку. В случае износа или повреждения необходимо оформить заявку на замену.

5.8. Работник обязан внести все необходимые данные в журналы, базы или другие формы учёта, указав дату, время, наименование выполненной документации, особые отметки, сообщения о технических сбоях, обоснованные задержки или переносы, а также составить итоговый отчёт за смену, если это предусмотрено внутренними регламентами.

5.9. При наличии отходов, образовавшихся в процессе оформления (испорченные или устаревшие бланки с персональными данными, обрезки, черновики), они должны быть утилизированы в соответствии с нормативами по защите информации: уничтожены в шредере, переданы в спецконтейнер или сданы ответственному лицу.

5.10. Рабочее место должно быть приведено в санитарное и техническое соответствие: стол очищен, документы убраны, поверхность продезинфицирована, канцелярские принадлежности отсортированы, техника выключена, вентиляция отключена, мусор удалён, а помещение проветрено.

5.11. По завершении смены работник обязан проверить наличие расходных и санитарных материалов, составить заявку на пополнение (при необходимости), сообщить о недостатках или неисправностях, доложить о завершении работы руководителю, а также обеспечить полную готовность рабочего места к началу следующей смены.