Инструкция по охране труда при организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности

Настоящая Инструкция по охране труда (ИОТ) при организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности устанавливает для работников требования безопасности при выполнении данных работ. Разработана на основе правил охраны труда и является обязательной для соблюдения персоналом организации.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА

1.1. Настоящая инструкция устанавливает требования охраны труда при организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности в медицинской организации. Инструкция предназначена для бухгалтеров, экономистов, специалистов по учету и других работников, осуществляющих учетную и расчетную деятельность, связанную с обработкой первичных документов, ведением отчетности, работой в бухгалтерских системах и взаимодействием с контролирующими структурами. Документ направлен на обеспечение безопасных условий труда, предупреждение профессиональных заболеваний, минимизацию воздействия вредных факторов и недопущение несчастных случаев.

1.2. Цель настоящей инструкции — регламентировать требования безопасности труда работников бухгалтерской службы, в том числе при работе с оргтехникой, средствами связи, цифровыми платформами, документами и денежными средствами. В основе положений инструкции лежит необходимость охраны здоровья, обеспечения производственной гигиены, предотвращения переутомления и повышения эффективности работы персонала.

1.3. Работники бухгалтерии обязаны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, требования охраны труда, санитарные и противопожарные нормы, а также инструкции по эксплуатации оборудования. Они должны добросовестно выполнять свои обязанности, не допускать нарушений режима труда и отдыха, бережно относиться к имуществу, своевременно проходить инструктажи и сообщать руководству о любых выявленных нарушениях или угрозах безопасности.

1.4. Режим рабочего времени устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором. При этом строго соблюдается продолжительность рабочей смены, регламентированные перерывы на отдых и питание, ограничение по работе в ночное и сверхурочное время, особенности сменности, а также порядок предоставления отпусков. При организации бухгалтерского учёта должны учитываться условия труда, исключающие переработки и нарушения норм.

1.5. Все работники бухгалтерской службы обязаны пройти вводный инструктаж при приеме на работу, первичный инструктаж на рабочем месте, а также повторный инструктаж не реже одного раза в шесть месяцев. Внеплановый инструктаж проводится при изменении условий труда, внедрении нового оборудования, выявлении нарушений или после инцидентов. Прохождение инструктажей сопровождается проверкой знаний и фиксируется в соответствующем журнале.

1.6. Сотрудники бухгалтерии, работающие в офисных помещениях и с оргтехникой, обязаны пройти инструктаж по пожарной безопасности, знать правила эвакуации, уметь пользоваться первичными средствами пожаротушения и соблюдать требования к электробезопасности. Запрещается использовать несертифицированные удлинители, размещать электрооборудование вблизи отопительных приборов и оставлять включённую технику без присмотра.

1.7. Перед допуском к работе все бухгалтеры и специалисты по учету проходят обязательный предварительный медицинский осмотр, а в дальнейшем — периодические медицинские осмотры в соответствии с характером и условиями труда. При наличии признаков переутомления, зрительного напряжения, хронических заболеваний, мешающих выполнению профессиональных обязанностей, работник отстраняется от работы до прохождения дополнительного медицинского освидетельствования.

1.8. В помещениях бухгалтерии эксплуатируются различные виды оргтехники, в том числе компьютеры, принтеры, сканеры, телефоны, факсы и иные устройства, находящиеся под постоянным напряжением. Все сотрудники обязаны соблюдать требования электробезопасности, не допускать подключения оборудования с повреждёнными проводами или вилками, не размещать кабели в проходах и не касаться токоведущих частей.

1.9. Пребывание сотрудников бухгалтерии на рабочем месте в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения категорически запрещено. В случае выявления признаков опьянения работник отстраняется от работы и направляется на медицинское освидетельствование. За нарушение этого требования применяются дисциплинарные меры, вплоть до увольнения.

1.10. При выполнении бухгалтерской деятельности сотрудники могут подвергаться воздействию вредных производственных факторов, таких как продолжительное статическое положение, недостаточная освещённость, повышенное напряжение зрения, воздействие экранов видеомониторов, шум офисной техники, психоэмоциональное напряжение при взаимодействии с клиентами, контролирующими органами и в условиях высокой ответственности. Все эти факторы подлежат учёту работодателем при организации безопасных условий труда.

1.11. При необходимости работникам предоставляются средства индивидуальной защиты органов зрения (очки с фильтрами), слуха (беруши при повышенном шуме), спины (эргономичные кресла), а также иные средства, рекомендованные специалистом по охране труда. Рабочие места оборудуются мебелью и техникой, соответствующей требованиям эргономики и гигиеническим нормативам.

1.12. В случае неисправности оборудования, отсутствия электропитания, перегрева техники, утечки посторонних жидкостей, появления запаха гари или шума работник обязан немедленно прекратить использование неисправного устройства, отключить его от сети, известить ответственного сотрудника и зафиксировать ситуацию. Работа продолжается только после устранения неисправности и получения разрешения.

1.13. Сотрудники бухгалтерии обязаны соблюдать правила личной гигиены, следить за чистотой рабочего места, не использовать общие предметы личного пользования, своевременно убирать бумажные отходы и производственную пыль, регулярно проветривать помещение, проводить влажную уборку. Особое внимание уделяется соблюдению санитарных норм при длительной работе с документами и архивными материалами.

1.14. При работе с конфиденциальными данными, финансовыми документами и электронными системами персонал обязан соблюдать правила информационной безопасности, использовать индивидуальные средства доступа, не передавать логины и пароли, защищать персональные и финансовые данные от несанкционированного вмешательства. Защита информации — часть комплексной системы охраны труда.

1.15. При взаимодействии с техническим персоналом, обслуживающим компьютерную и офисную технику, бухгалтер обязан обеспечить безопасный доступ к оборудованию, предупредить о наличии источников питания и приостановить работу на участке, где проводится техническое обслуживание. Все действия технических специалистов выполняются в присутствии уполномоченного сотрудника.

1.16. В случае усиленных санитарных норм, связанных с эпидемиологическими ограничениями, работники бухгалтерии обязаны соблюдать требования по использованию средств индивидуальной защиты, проводить дезинфекцию оборудования, соблюдать дистанцию, исключать скопление людей в помещении, обеспечивать термометрию и контроль самочувствия, а при появлении симптомов заболевания — немедленно изолироваться и пройти медицинский осмотр.

1.17. Все сотрудники, работающие в сфере бухгалтерского учёта, обязаны участвовать в мероприятиях по охране труда: проходить обучение, предлагать инициативы по улучшению условий труда, информировать руководство о потенциальных рисках, выявлять отклонения в условиях освещённости, вентиляции, звукоизоляции и обеспеченности оборудованием. Мероприятия по улучшению условий труда являются неотъемлемой частью работы финансово-учётного блока организации.

2. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ

2.1. Перед началом работы работник, осуществляющий бухгалтерский учет хозяйственно-финансовой деятельности, обязан подготовить своё рабочее место, обеспечить чистоту поверхности стола, наличие необходимой документации, исправность оргтехники, доступ к программному обеспечению и достаточное освещение. Помещение должно быть проветрено, а система вентиляции — работоспособна. Расположение оборудования должно исключать неудобства и не создавать помех для перемещения.

2.2. В случае, если в работе используются документы, печатные материалы, бухгалтерские книги, расходные бланки и другие учетные формы, сотрудник обязан проверить их комплектность, отсутствие механических повреждений, наличие печатей и реквизитов. Все бумаги подготавливаются до начала ведения записей, чтобы избежать несанкционированного перемещения и ненужных манипуляций в течение рабочего времени.

2.3. Перед началом смены сотрудник обязан осмотреть средства индивидуальной защиты, если их использование предусмотрено, а также убедиться в наличии персонального доступа к информационным системам, паролей, логинов, необходимых электронных ключей. При необходимости следует использовать специальные защитные очки или эргономичные накладки на клавиатуру и мышь. Работник обязан отрегулировать кресло, монитор и освещение в соответствии с требованиями к рабочей позе.

2.4. Перед началом работы с оргтехникой работник обязан проверить её техническое состояние. Необходимо удостовериться в целостности кабелей, отсутствии искрения, устойчивости подключения оборудования, корректной работе блока питания и монитора, а также нормальной работе принтера, сканера и другой техники. Любые отклонения подлежат немедленному устранению через службу технической поддержки.

2.5. Перед рабочей сменой необходимо удостовериться в санитарном состоянии помещения: отсутствие пыли на поверхности оборудования, наличие антисептиков, мыла, салфеток, исправность розеток, удобство расположения клавиатуры, мыши, документов и личных предметов. Все лишние предметы должны быть убраны, чтобы не мешать ведению учёта и не создавать угрозу падения или перегрузки мебели.

2.6. Если планируется работа с архивными документами, сотрудник обязан заранее подготовить защитные маски (при наличии пыли), перчатки (при контакте со старыми бумагами), проветрить помещение и обеспечить наличие средств утилизации устаревших носителей. Работа с архивами должна быть организована в отдельном помещении либо в специально отведённой зоне офиса.

2.7. Работник обязан осмотреть рабочую зону на предмет возможных факторов риска: наличие незащищённых розеток, скопления кабелей на полу, нестабильных предметов мебели, слабой фиксации монитора, разбитых ламп освещения. При наличии таких факторов работа не начинается до их устранения, а выявленные дефекты незамедлительно передаются в хозяйственную службу.

2.8. Если в процессе работы планируется использование периферийных устройств или специализированных финансовых терминалов, необходимо проверить их подключение, совместимость с системой, отсутствие сбоев и подготовленность к выполнению расчётных операций. При наличии аппаратных конфликтов сотрудник обязан прекратить подготовку и вызвать ответственного специалиста.

2.9. До начала рабочего дня сотрудник обязан проверить доступность аптечки первой помощи, её местонахождение и укомплектованность, а также местоположение средств пожаротушения и план эвакуации. При отсутствии хотя бы одного из этих элементов, или при затруднённом доступе к ним, работа в помещении запрещается до устранения нарушений. Ответственный за охрану труда должен быть уведомлён незамедлительно.

2.10. Приступая к работе, сотрудник обязан обеспечить готовность средств первой помощи и личной безопасности: иметь под рукой индивидуальные медикаменты при наличии хронических заболеваний, подготовить воду для питья, увлажнители воздуха в случае сухости помещения, а также обеспечить готовность всех систем, влияющих на комфорт и безопасность труда. Только после полной подготовки рабочее место может быть использовано для выполнения бухгалтерских задач.

3. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ

3.1. Во время выполнения своих обязанностей работник бухгалтерской службы обязан применять безопасные приёмы работы с документацией, оргтехникой и программными продуктами, не допускать перегрузок оборудования, следить за правильной осанкой, положением рук и ног, периодически изменять позу для предотвращения переутомления. Работа за компьютером должна вестись с соблюдением рекомендуемой дистанции от монитора и при оптимальном уровне освещённости.

3.2. В процессе работы с бумажными носителями, бухгалтерскими книгами, договорами и первичной документацией сотрудник должен избегать чрезмерного физического усилия при перелистывании, не допускать пыли, порезов от бумаги, контактирования с загрязнёнными поверхностями и соблюдать аккуратность при использовании канцелярских принадлежностей. Все действия должны быть направлены на минимизацию физической и зрительной нагрузки.

3.3. Рабочее место должно поддерживаться в порядке в течение всей смены. Документы располагаются в строгой последовательности, исключается их нахождение на краях стола или в местах, где возможны падения или повреждения. Все лишние предметы, не связанные с выполнением служебных обязанностей, убираются из рабочей зоны. Оборудование располагается так, чтобы обеспечивать свободный доступ и не блокировать выход из помещения.

3.4. Сотрудник обязан следить за корректной работой используемой техники. При обнаружении перебоев в работе принтера, сканера, монитора, системного блока или иного оборудования работа должна быть немедленно приостановлена, и об этом сообщается в техническую службу. Продолжение работы с неисправным оборудованием запрещено до его полной диагностики и разрешения на дальнейшее использование.

3.5. Средства индивидуальной защиты, если они предусмотрены, должны использоваться в течение всей смены. При наличии проблем со зрением сотрудник обязан применять корректирующие очки, рекомендованные врачом. При повышенном уровне шума или работе в архивных помещениях используются защитные наушники, респираторы, перчатки. Использование СИЗ обязательно при наличии потенциальных факторов риска.

3.6. При взаимодействии с другими сотрудниками бухгалтерии и структурных подразделений организация труда должна исключать конфликт интересов, скопление людей у рабочего места, передачу документов без регистрации и хаотичное перемещение между кабинетами. Все действия координируются согласно внутреннему регламенту, маршрутам документооборота и должностным обязанностям.

3.7. В течение рабочего дня сотрудник обязан следить за санитарным состоянием своего рабочего места: своевременно убирать использованные бумаги, протирать клавиатуру и мышь антисептическими средствами, при необходимости проветривать помещение, избегать накопления мусора и захламления. Периодическая дезинфекция рабочих поверхностей осуществляется в соответствии с внутренними графиками.

3.8. Оргтехника, используемая в течение рабочего времени, подлежит контролю: сотрудник обязан отслеживать температуру устройств, наличие расходных материалов (бумаги, картриджей), своевременно выключать устройства при длительном перерыве. Подключение и отключение оборудования осуществляется только в выключенном состоянии, с соблюдением требований безопасности.

3.9. В случае контакта с наличными средствами, чековыми книжками, кассовыми документами и иными ценными бумагами работник обязан соблюдать меры предосторожности: избегать излишнего обращения с денежными знаками, использовать перчатки при необходимости, следить за сохранностью ценностей, хранить документы в сейфе и не оставлять их без присмотра. Учетные операции должны проводиться только в пределах полномочий.

3.10. В процессе выполнения трудовых обязанностей работник обязан следить за своим самочувствием, не допускать переутомления, соблюдать режим отдыха и делать короткие перерывы для снятия зрительной и мышечной усталости. При возникновении головной боли, напряжения, снижения концентрации внимания работа должна быть приостановлена и, при необходимости, сообщено руководителю для принятия решения о временном отдыхе или обращении в медицинский пункт.

3.11. При обнаружении отклонений в условиях микроклимата — перегреве, недостаточной освещённости, сквозняках, повышенной влажности, чрезмерной сухости воздуха — работник обязан приостановить работу и доложить об этом ответственному лицу. До восстановления нормальных условий выполнение профессиональных обязанностей ограничивается, особенно при работе с цифровой техникой.

3.12. Во взаимодействии с внешними организациями, представителями контролирующих органов и клиентами бухгалтер обязан соблюдать этические нормы, избегать конфликтных ситуаций, исключать передачу документов без оформления, не разглашать конфиденциальную информацию и не допускать несанкционированного доступа в рабочую зону. Все действия должны быть документально подтверждены.

3.13. Все замеченные нарушения охраны труда, санитарных норм, неисправности оборудования, несоблюдение регламента работы с документами или оргтехникой подлежат незамедлительному сообщению непосредственному руководителю. Фиксация нарушений производится в соответствующих регистрах, и на их основании могут быть инициированы служебные проверки и профилактические мероприятия.

3.14. В течение рабочего дня работник обязан использовать имеющиеся цифровые средства контроля — электронные подписи, внутренние системы документации, доступ к сетевым хранилищам, системы резервного копирования. Нарушение порядка пользования корпоративными информационными системами считается нарушением охраны труда и информационной безопасности.

4. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ

4.1. В процессе ведения бухгалтерского учёта возможны аварийные и нештатные ситуации, связанные с внезапным отключением электропитания, техническим сбоем в работе вычислительной техники, нарушением целостности проводки, возгоранием оргтехники, задымлением, перегревом устройств, разливом жидкостей вблизи электроприборов, утратой электронных документов, а также резким ухудшением самочувствия работника. Причиной подобных инцидентов могут быть как технические неисправности, так и несоблюдение правил охраны труда и эксплуатации оборудования.

4.2. При возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни или здоровью работника, либо создающей предпосылки к пожару, поражению током или другим последствиям, работник обязан немедленно прекратить выполнение работы, обесточить оборудование (если это возможно), покинуть опасную зону и уведомить непосредственного руководителя или дежурного администратора. В случае угрозы жизни необходимо также вызвать экстренные службы.

4.3. При обнаружении неисправности в работе оргтехники, сопровождающейся шумом, искрением, запахом гари или задымлением, работа должна быть немедленно остановлена. Оборудование отключается от электросети, и доступ к нему ограничивается до прибытия технического специалиста. Попытки самостоятельного вскрытия корпуса техники или устранения неисправностей запрещены.

4.4. В случае получения травмы на рабочем месте — пореза, ожога от оборудования, удара электрическим током, падения предметов или резкого ухудшения самочувствия — работник обязан прекратить работу, самостоятельно или с помощью коллег оказать первую помощь, при необходимости — обратиться в медицинский пункт или вызвать скорую помощь. Все инциденты фиксируются и подлежат расследованию.

4.5. При возникновении признаков пожара — запаха гари, перегрева оборудования, появления дыма, срабатывания пожарной сигнализации — работник обязан немедленно отключить электропитание (если это безопасно), активировать систему оповещения, эвакуировать персонал согласно схеме эвакуации, вызвать пожарную службу и приступить к тушению очага возгорания с применением первичных средств пожаротушения, не подвергая себя риску.

4.6. В случае затопления, разлива воды или других жидкостей вблизи оргтехники, проводки или розеток, необходимо немедленно отключить электропитание в помещении, ограничить доступ к зоне, сообщить технической службе и дождаться устранения последствий. Работа в помещении возобновляется только после осмотра электросети и техники специалистами.

4.7. При сбоях в работе программного обеспечения, потере данных, зависании систем, отказе доступа к бухгалтерским базам данных, необходимо приостановить ввод информации, зафиксировать проблему в служебной записке и обратиться в IT-службу. Повторный доступ к системам допускается только после восстановления работоспособности и резервного копирования данных.

4.8. При утере или случайном удалении конфиденциальной информации, несанкционированном доступе к базе данных, нарушении целостности финансовой документации, работник обязан незамедлительно сообщить ответственному за информационную безопасность и выполнить необходимые действия по блокировке доступа, фиксации события и оформлению служебной записки.

4.9. В случае внезапного отключения электропитания необходимо немедленно прекратить работу, отключить от сети все устройства (принтеры, сканеры, системные блоки, мониторы), дождаться восстановления питания и только после проверки оборудования приступить к возобновлению деятельности. Использование источников бесперебойного питания должно быть регламентировано и контролироваться технической службой.

4.10. При резком ухудшении самочувствия, головной боли, повышенной утомляемости, нарушении зрения, чувстве онемения конечностей, признаках стресса или панической реакции, работник обязан приостановить деятельность, покинуть рабочее место, при необходимости обратиться за медицинской помощью и сообщить непосредственному руководителю. Пренебрежение собственным состоянием здоровья не допускается.

4.11. При выявлении несоответствия условий труда нормативным требованиям — чрезмерной температуре, отсутствию вентиляции, затруднённому доступу к эвакуационным выходам, неисправности освещения или вентиляции — работа приостанавливается, и руководитель обязан обеспечить восстановление безопасных условий до её возобновления. Все подобные факты подлежат регистрации и устранению.

4.12. Если произошло нарушение охраны труда со стороны других работников (например, курение в помещении, подключение посторонних приборов, несанкционированный доступ к технике, создание помех в работе), сотрудник обязан зафиксировать нарушение, известить ответственного за охрану труда и не вступать в конфликт. Решение по факту принимает руководитель подразделения.

4.13. По завершении любой аварийной ситуации составляется служебная записка или акт с указанием времени, характера происшествия, участников, принятых мер и последствий. Все задействованные сотрудники проходят внеплановый инструктаж, при необходимости — медицинский осмотр, а также участвуют в анализе причин инцидента и разработке мероприятий по предотвращению повторения подобных случаев.

5. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ

5.1. По окончании рабочего дня, а также при передаче смены, если такая предусмотрена, работник бухгалтерии обязан завершить все текущие дела, привести в порядок рабочее место, закрыть программные продукты, выйти из всех информационных систем, отключить учётную запись, сохранить данные на электронных носителях или в корпоративных системах хранения и сдать документы, подлежащие передаче, в установленном порядке.

5.2. После завершения всех бухгалтерских операций работник обязан правильно отключить оргтехнику: выключить компьютер, монитор, принтеры, сканеры и иные используемые устройства, предварительно завершив все задания и убедившись в отсутствии незавершённых процессов. Кабели не должны находиться под напряжением или в натянутом состоянии. Оборудование отключается поэтапно, в соответствии с инструкцией.

5.3. Отходы, образовавшиеся в результате работы (испорченные бумаги, дубликаты, черновики, картриджи и т. п.), необходимо утилизировать в соответствующие контейнеры или передать в службу утилизации. Конфиденциальные документы, утратившие актуальность, передаются в шредерную или архивную обработку в установленном порядке с фиксацией в журнале. Оставление бумаг на рабочем столе не допускается.

5.4. Работник обязан соблюдать правила личной гигиены после окончания смены, включая очистку рук, лица, снятие средств индивидуальной защиты, если они использовались. Спецодежда должна быть сложена в чистом виде или сдана в прачечную (при наличии соответствующего регламента). Помещение должно быть проветрено, а все контактные поверхности продезинфицированы согласно графику.

5.5. Все неисправности, замеченные в ходе рабочего дня — сбои техники, ошибки в программах, проблемы с электропитанием, перегрев оборудования, жалобы на микроклимат или освещение — должны быть зафиксированы в служебной записке или журнале технического состояния и переданы ответственному сотруднику. При необходимости оформляется заявка в IT-службу или хозяйственный отдел.

5.6. Работник обязан осмотреть оргтехнику, мебель, кабели, освещение и иные элементы рабочего места на предмет повреждений, загрязнений или неисправностей. При обнаружении отклонений осуществляется соответствующее информирование ответственных служб. При необходимости проводится протирка оборудования, уборка пыли, приведение в порядок клавиатуры и мыши.

5.7. Использованные средства индивидуальной защиты (перчатки, защитные очки, маски) подлежат утилизации в соответствии с санитарными правилами. Многоразовые СИЗ (если применяются) передаются для дезинфекции или хранятся в индивидуальной упаковке. Повреждённые средства подлежат списанию с последующей заменой по акту.

5.8. Все действия по закрытию смены фиксируются в электронных и бумажных формах учёта. Работник обязан заполнить журнал выполненных работ, акт приёма-передачи документации (если предусмотрено), внести запись в журнал событий (например, о сбоях системы), и подписать соответствующие документы у руководителя подразделения или ответственного лица.

5.9. Если в процессе работы образовались данные или материалы, требующие передачи или хранения, они должны быть упакованы, промаркированы и размещены в сейф или архивное помещение в соответствии с установленными правилами. Доступ к конфиденциальной информации по окончании смены должен быть ограничен. Пароли и съёмные носители не должны оставаться на столе или в открытом доступе.

5.10. После завершения всех рабочих процедур работник обязан убедиться, что все окна и двери закрыты, свет и оборудование выключены, розетки отключены от питания, а помещения находятся в безопасном состоянии. Ключи от рабочего кабинета, сейфов, а также служебные документы и печати сдаются в порядке, установленном внутренним регламентом.

5.11. Рабочее место должно быть оставлено в полностью подготовленном виде к следующей смене или рабочему дню: чистым, организованным, без лишних предметов, с расставленными по местам канцелярскими принадлежностями, документами и техникой. Ответственность за порядок несёт сотрудник, завершивший рабочий день. Ненадлежащее завершение смены считается нарушением трудовой дисциплины.